Klachtenregeling
Van Zijtveld Accountants vinden kwaliteit belangrijk en dat dragen we graag uit. Binnen onze organisatie doen we er alles aan om die kwaliteit te waarborgen. Waar gewerkt wordt, worden echter fouten gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over één van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.
Telefonisch
oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in
persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor
telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als
de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst
probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit
niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u contact opnemen
met Esther van Zijtveld.
Formele
schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u
niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit
kan via het formulier dat u onderaan de pagina kunt downloaden; u kunt het ingevulde formulier
daarna verzenden ter attentie van Esther van Zijtveld. Mocht de klacht niet opgelost kunnen worden, dan kunt u contact opnemen met info@extendum.nl.
Verloop
procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: wij zullen uw klacht zo spoedig mogelijk
behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende
oplossing te komen. Lukt het niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te
reageren, dan zullen wij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw
klacht bevestigen. In de meeste gevallen zullen wij ook contact opnemen om
te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of
verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen.
Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook
verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard
ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de
procedure.
Overige
aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de
afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en
vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het
noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele
onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u
daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking
te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij
hen voor geheimhouding te tekenen.
Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat
zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn
dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en
ons uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende
probleem te voorkomen.
Hier kunt het klachtenformulier ook downloaden.